5 dicas de organização para seu dia a dia corrido

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Hoje em dia vivemos um dia a dia super corrido, cheio de tarefas a fazer, de compromissos inadiáveis, de obrigações sem fim e muitas vezes não sabemos por onde começar. 

Trabalhando com eventos durante muitos anos, o senso de urgência pairava em minha cabeça, sempre como um fantasma que importunava. Será que esqueci alguma coisa? Será que deixei algo importante de lado? Contratei todas as equipes?

Para garantir que tudo desse certo, aprendi a usar listas de modo efetivo. Um momento de total concentração era fundamental para revisar e analisar o que já tinha relacionado e ainda relembrar o que mais poderia estar faltando: tirar todas as coisas da cabeça e anotar tudo. 

Assim, quero compartilhar aqui um pouco dessa técnica que muito me ajudou.

1- O universo na palma da minha mão

Agrupar todas as informações em um só lugar é a primeira ação. Tudo que é preciso fazer e tudo que já foi feito. É o momento de pesquisa, de coleta de referências e de conhecimento. Recolher todo o material existente. Um brainstorm é bem-vindo nesta primeira fase, quando é necessário rastrear o que está acontecendo e deixar as ideias fluírem, usar da criatividade. Tirar da cabeça e colocar no papel, sem questionar muito.

2- Tirar da frente

Esta segunda fase consiste em avaliar tudo o que foi coletado.

É o momento de escolher o que fica e o que sai, porque ao dar asas à imaginação, ao abrir muito o leque da pesquisa, muita coisa acaba por ser desnecessário ou inviável. O foco nesta fase é primordial para trabalhar no que é significativo. Fazer listas de cada assunto que deve ser cuidado.

3- Organizar, classificar, onde colocar 

Organizar as listas de tarefas por categorias, classificar por ordem de prioridade e definir quais são as ações necessárias. É a hora de fazer o planejamento, olhar a agenda, estabelecer prazos. Avaliar a equipe de trabalho é outro ponto importante: quando conhecemos cada um dos nossos parceiros conseguimos definir melhor quem faz o que, entender quem é mais indicado para determinada tarefa e quem tem mais experiência ou que faz com mais rapidez e eficiência: é saber delegar e acompanhar.

É também o momento de avaliar os gargalos e onde estão as maiores dificuldades para que elas não venham a atrapalhar o planejamento. Esta etapa é de suma importância e, quando bem cuidada, evita muitos transtornos e perdas.

4- Mãos à obra 

É agir, distribuir as tarefas que deverão ser feitas. O que eu devo fazer? Em quais atividades sou o melhor e por isso posso agregar valor à minha equipe, trazendo os melhores resultados? Para que o trabalho transcorra da melhor maneira é fundamental ter um ambiente livre de ruídos, onde distrações e interrupções são minimizadas, permitindo a total concentração nos assuntos que estão sendo tratados.

5- Revisar 

O que tem que ser feito está sendo feito? Checar as listas com atenção para que nada se perca. Alguém está com dificuldades? Quem pode ajudar? Alguma coisa está sendo esquecida? Tudo está acontecendo dentro do prazo? A revisão bem feita permite que tudo o que foi planejado seja realizado e garante bons resultados.

O dia a dia fica menos corrido quando estamos cientes de nossas capacidades e quando sabemos valorizar e cuidar do que é importante. Aceitar qualquer tarefa sem avaliar se ela impulsiona meus objetivos é desmerecer minhas potencialidades. 

E você, está de olho nas suas listas e consegue ter uma vida tranquila?